Privacyverklaring

Algemeen

Ter Brake Advocatuur & Mediation respecteert de privacy van haar (potentiële) cliënten en alle gebruikers van haar website en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u eventueel aan haar verstrekt, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt behandeld.

Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Ter Brake Advocatuur & Mediation verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dossier

Indien u een opdracht aan Ter Brake Advocatuur & Mediation verstrekt, verwerken wij de persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak verstrekken. Dit zijn in ieder geval de navolgende gegevens:

• De NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats);
• het geslacht en de geboortedatum;
• de nationaliteit en de burgerlijke staat;
• het burgerservicenummer;
• nummer legitimatiebewijs;
• in voorkomend geval, informatie over uw (ex)-partner, de kinderen en financiële gegevens;
• in voorkomend geval, informatie over de ondercuratelestelling, de schuldsanering en/of het beschermingsbewind of mentorschap.

Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Analyse websitebezoekers

Ten slotte verwerken wij middels Google Analytics analytische gegevens over bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen. Indien u niet wilt dat Google Analytics wordt gebruikt, kunt u de Google Analytics Opt-out Browser add-on downloaden en installeren.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Ter Brake Advocatuur & Mediation verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
• het leggen en onderhouden van contact;
• het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
• advisering, bemiddeling en verwijzing;
• het aanvragen van gefinancierde rechtsbijstand;
• innen van declaraties;
• het voeren van een juiste administratie;
• het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
• voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
• het bijhouden van gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite;
• marketing- en communicatieactiviteiten.

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te kunnen behandelen. De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de zaak (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten, omdat de advocaat/mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U hebt te allen tijde het recht uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voorafgaand aan de intrekking daarvan. U kunt uw toestemmingen voor de verschillende verwerkingen intrekken door uw instellingen op de cookieverklaringspagina aan te passen.

Ter Brake Advocatuur & Mediation kan vanaf het moment van (volledige) intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Wettelijke verplichting

Hierbij valt te denken aan de verplichtingen op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die de Ter Brake Advocatuur & Mediation verplicht bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen.

Gerechtvaardigd belang

Een deel van uw persoonsgegevens verwerken wij op basis van ons gerechtvaardigde belang. In ieder geval betreft dit de verwerking van uw IP-adres als u onze website gebruikt, in welk geval ons belang is om onze website te kunnen onderhouden en om informatie te verkrijgen over de kwaliteit en efficiënte van onze website. Ook wanneer u ons via de website een bericht (bijvoorbeeld per e-mail) stuurt of een terugbelverzoek indient, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang. Ons belang is er dan in gelegen om te kunnen reageren op uw contactverzoek. De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren het fysieke dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende zeven jaar nadat het dossier gesloten is (wettelijke bewaartermijn). Omdat wij op grond van de Gedragsregels Advocatuur niet tegen onze cliënten of voormalige cliënten mogen optreden, zullen wij uw gegevens digitaal ook na beëindiging van de opdracht blijven bewaren. Indien u daar bezwaar tegen mocht hebben, kunt u ons verzoeken om uw gegevens na de wettelijke bewaartermijn te verwijderen.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaren na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Ter Brake Advocatuur & Mediation verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, op uw verzoek of om te voldoen aan een wettelijke verplichting met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Ter Brake Advocatuur & Mediation, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.

Daarnaast kan Ter Brake Advocatuur & Mediation persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van Ter Brake Advocatuur & Mediation uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten. Door Ter Brake Advocatuur & Mediation ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Onze website bevat links naar andere websites, die wellicht andere voorwaarden hanteren voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens op/via andere websites.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hechten grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgen, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen en om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Met onze IT-leverancier hebben wij, in het kader van de bescherming van persoonsgegevens, in een verwerkersovereenkomst afspraken gemaakt over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:
a) Het recht op informatie (ontvangst privacyverklaring);

b) Het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
c) Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn;
d) Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
e) In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
f) Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen;

g) Het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Ter Brake Advocatuur & Mediation aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Ter Brake Advocatuur & Mediation neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Statistieken en cookies 

Ter Brake Advocatuur & Mediation houdt gebruiksgegevens bij van de website(s) voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden niet door Ter Brake Advocatuur & Mediation verkocht aan derden.

Teneinde het gebruiksgemak van de website(s) van Ter Brake Advocatuur & Mediation te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. 

Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op de website(s) van Ter Brake Advocatuur & Mediation op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website(s) kan beperken.

De website van Ter Brake Advocatuur & Mediaton maakt gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website(s) te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Meer informatie over het beleid van Google Analytics kunt u hier vinden: https://www.google.nl/intl/nl/policies/privacy/

Door gebruik te maken van de website van Ter Brake Advocatuur & Mediation geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Gebruik social media’ is omschreven. Ter Brake Advocatuur & Mediation heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen. 

Op de website van de Autoriteit Consument en Markt (https://www.consuwijzer.nl/telecompost/internet/privacy/uitleg-cookies) leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en/of u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen. Het is daarom raadzaam om deze privacyverklaring op onze website regelmatig te raadplegen.

Vragen & Contact

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe Ter Brake Advocatuur & Mediation omgaat met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop Ter Brake Advocatuur omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met mevrouw mr. M. ter Brake via voormeld telefoonnummer of e-mailadres. 

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 14 december 2020